Los contratos basados en el AM solo podrán celebrarse entre la UMH y las empresas que han sido homologadas. Para facilitar las compras, la UMH dispone de una Aplicación de Gestión de Pedidos que se utilizará para realizar la gestión de las mismas. 

Se tendrá en cuenta que el AM obliga a pedir oferta a todas las empresas del lote correspondiente que tengan en su catálogo el producto que se desea adquirir, se explicará el procedimiento para cumplir este requisito en los pasos a seguir que se describen a continuación.

Si se necesitara realizar alguna consulta sobre una compra se puede solicitar ayuda de un técnico del Servicio de Infraestructuras Informáticas dando de alta un CAU a través de cau.umh.es  

El siguiente grafo muestra el procedimiento completo de compra de material informático inventariable:

Los pasos a seguir para realizar una compra son los siguientes:

      FASE DE OFERTAS (O-2022/XXX)

1. Entrar en la aplicación de gestión de pedidos
2. Buscar el producto con el buscador avanzado, seleccionando previamente el AM de material informático en el campo Contrato, el Lote y la Categoría deseada.
3. Entre los resultados de la búsqueda, ver cuál es el artículo que queremos adquirir.
4. Como tenemos la obligación de pedir oferta a todos los proveedores que tienen ese artículo, desde SII hemos facilitado un código en los artículos, que aparece al inicio de la descripción del artículo. Debe copiar ese código en el buscador para ver todos los artículos que hay de ese tipo. 
5. Añadir a la cesta todos los artículos que aparezcan, al menos uno por proveedor, y pinchar en la cesta.
6. Una vez en la cesta, aparecerá una casilla de verificación, que debemos seleccionar, antes de enviar la solicitud de oferta.
   

   Si solo ha seleccionado un proveedor la casilla de verificación indicará:

   “El proveedor seleccionado es el único que puede suministrar los artículos de la presente oferta.”

   Si ha seleccionado más de un proveedor, en esta se indica:

   “Estoy solicitando una oferta de mejora a todos los proveedores que me pueden proporcionar los artículos que necesito.”

7. Una vez enviadas las solicitudes de oferta tendremos que esperar a que los proveedores nos envíen su propuesta para poder realizar la valoración de las mismas. Recibiremos un correo electrónico cuando ya estén disponibles. El pedido estará en el Listado de Ofertas que están Pdtes. Recepción Mejora
8. Recibidas todas las ofertas pasaremos a realizar en la aplicación la valoración de las mismas. Para ello seleccionaremos el enlace del correo que hemos recibido o bien entraremos en la aplicación y buscaremos nuestra oferta en el Listado de Ofertas que están Pendientes de Valoración.
   
   FASE DE AUTORIZACIÓN (A-2022/XXXX)
9. Tras la valoración pasaremos a solicitar autorización seleccionando la Aplicación presupuestaria y motivando la misma. La compra estará en Autorizaciones de compra que están Pendientes de autorizar.
10. Una vez autorizada la compra desde la aplicación nos llegará un correo informativo de la autorización y la compra estará en Pendientes de documento RC
11. Fuera de la aplicación realizaremos la retención de crédito (documento contable RC) y lo subiremos a la aplicación desde el Botón «Gestionar RC» de la compra. En el caso de que el importe de la compra sea mayor de 15.000€ se realizará un trámite adicional por parte del SPSC consistente en la aprobación de la compra mediante Resolución Rectoral antes de que podamos realizar el pedido.
12. Tras Gestionar el RC la compra se quedará en Autorizaciones de compra que están Pendiente de compra y ya podemos proceder a enviar el pedido al proveedor.
    FASE DE PEDIDO (P-2022/XXXX)
13. Cada empresa ha ofrecido un plazo de entrega de sus productos diferente y tras cumplirse podremos desde la propia aplicación reclamarles el pedido o cancelarlo si fuera necesario,  teniendo en cuenta que la cancelación solo deberá realizarse para casos debidamente justificados.
14. Tras la recepción del equipo introduciremos en la aplicación la fecha de recepción y procederemos fuera ya de la aplicación de pedidos al inventario del mismo, a la facturación y a informar al Servicio de Infraestructuras, mediante un CAU, del número de inventario del mismo para que se proceda a su registro.